Werkplek inspectie formulier? Goed voorbereiden en dan meteen digitaal
Begin niet meteen met het werkplek inspectie formulier. Om een goede werkplekinspectie uit te kunnen voeren moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De belangrijkste voorwaarden voor een werkplekinspectie zijn:
- Planning inspecties afgestemd op kritische veiligheidsaspecten
- Voldoende getrainde en onafhankelijke inspecteurs
- Draagvlak van management
- Voldoende voorbereiding
- Doorvragen in interviews voor voldoende diepgang
- Effectieve rapportage met aandacht voor verbeteringen
- Werkplekinspecties worden als management tool gebruikt
Voor de registraties in een werkplekinspectie kunnen formulieren worden gemaakt: planning inspecties of inspectieschema, werkplek inspectieprogramma, inspectierapport, afwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het inspectieproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan simpel gezegd noodzakelijk.
Het begint met een werkplekinspectieplanning of inspectieschema, wanneer moet welk proces, welke werkplek of welke afdeling worden geïnspecteerd. Per inspectie dient een inspectieprogramma of vragenlijst beschikbaar te zijn. De inspectieresultaten komen weer in een inspectierapport of verslag. Wordt niet aan een VCA / veiligheidscriterium voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een afwijking of observatie. Op zo’n afwijking dient de leidinggevende (de verantwoordelijke van de werkplek) te reageren met een verbetervoorstel.
In tabelvorm:
Formulier
|
Doel
|
Wat vastleggen
|
Betrokkenen
|
Planning werkplek inspectie
Schema werkplek inspectie |
Vastleggen wanneer welke afdeling, welk proces wordt geïnspecteerd
Aantonen dat alle relevante afdelingen, processen aan bod komen. |
Welke inspecties
Frequentie
Status (optioneel) |
Manager
Inspecteur |
| Inspectieprogramma |
In meer detail betreffende inspectie uitwerken (werkprogramma)
Aantonen dat alle relevante normitems aan bod komen |
Welke onderwerpen / interviews
Welke normitems
Welke vragen stellen (optioneel) |
Inspecteur
Geïnspecteerde
Te interviewen personen |
| Inspectierapport |
Resultaten inspectie vastleggen
Aantonen dat inspectie is uitgevoerd |
UItgevoerde onderwerpen / interviews
Resultaten
Afwijkingen |
Inspecteur
Geïnspecteerde
Geïnterviewde personen |
| Afwijking |
Betreffende afwijking vastleggen
Te gebruiken als volgdocument voor verbetering |
Afwijking
Normitem
Correctie
Oorzaakanalyse
Correctieve actie |
Inspecteur
Geïnspecteerde |
[Klik hier voor een instructie met voorbeelden of mail je eigen voorbeeld]
[Klik op de afbeelding voor het formulier]
Door de werkplekinspecties direct in een digitaal formulier vast te leggen, zijn deze gegevens ook direct beschikbaar. In grafieken of tabellen is de voortgang meteen inzichtelijk. Ook is het meteen duidelijk waar de knelpunten zitten en kan management daarop anticiperen.
Wat zijn de inspectieresultaten per locatie? Welke inspecteur voert welke inspectie uit en wanneer? En wat zijn natuurlijk de resultaten. Hoe zit het met de voortgang van de inspecties per regio of locatie?
'Meten is weten', tenslotte.
[klik op afbeelding om naar de demo te gaan]
Verschillende personen spelen dus een rol in het inspectieproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier werkplekinspecties waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je een goed inspectieproces af. Afhankelijk van de workflow stap komen de betrokkenen in actie. Een workflow is daarbij een mooie toevoeging op een digitaal werkplekinspectie formulier.
Met Infoware kunnen zelf inspectie formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het inspectieproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Klik hier. Tip: gebruik meteen het foto upload element.
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op voor onze business partners.