Kwaliteitssysteem als kennisbank

Kennisbank, wat is het?

Een kennisbank is een gespecialiseerde databank voor de opslag en het beheer van de bedrijfseigen 'kennis'. Een kennisbank is een verzameling van kennis over bijvoorbeeld productinformatie, opgeloste problemen, procedurele werkwijzen, noodprocedures of gebruikershandleidingen. Het (snel) vinden van deze 'kennis' is onontbeerlijk. Dit betekent dat deze 'kennis' gestructureerd moet zijn vastgelegd, voorzien van classificatie of labels. Bij het zoeken kan hier vervolgens gebruik van worden gemaakt.

Kwaliteitssysteem versus kennisbank

Het primaire doel van een kwaliteitssysteem is duidelijk anders dan een kennisbank. Toch is er veel overeenkomst. Een kwaliteitssysteem is een managementsysteem om de kwaliteit te beheren. De opzet en werking van een kwaliteitssysteem moet zijn beschreven. Vroeger in een kwaliteitshandboek, nu in een digitaal documentmanagement systeem. Een kennisbank legt de bedrijfseigen 'kennis' vast. En hier komt nu de overeenkomst. Veel bedrijfseigen 'kennis' zijn de procedurele werkwijzen, beleidszaken, instructies, noodprocedures etc., documentatie die ook een onderdeel vormen van een (kwaliteits)management systeem.
Tevens kan voor beiden een geschikt digitaal documentmanagement systeem worden ingezet.
 

Kenmerken van een kennisbank

Samenvattend heeft een kennisbank de volgende kenmerken:

• Database voor bedrijfseigen 'kennis'
• Delen van geautoriseerde informatie
• Verschillende toegangen tot informatie
• Context (visueel) verduidelijken
• Generieke beslispaden
• Attendering op actualiteiten

Tooling voor een kennisbank

Voor een kennisbank is allereerst een database vereist, waarin de 'kennis' kan worden opgeslagen. Daarnaast moet de 'kennis' toegankelijk zijn, gestructureerd kunnen worden opgeslagen en doorzoekbaar zijn. Eigenschappen die de te gebruiken tooling moet bezitten. Voor een optimaal gebruik zijn er nog wat extra's nodig, waarvan hieronder enkele voorbeelden.

• krachtige zoekmachine: full text search, weging locatie zoekwoord(en), weging frequentie voorkomen zoekwoord(en), weging intensiteit gebruik
• labelling van documentatie en structurering obv deze labelling
• filtering van zoekresultaten 
• (visuele) weergave van zoekresultaat binnen context
• afdwingen van een procedure werkwijze (beslisbomen)
   

Beslisbomen

Om de juiste werkwijze of oplossing toe te passen op een vraag of probleem hebben veel organisaties een vaste aanpak. Vaak is deze aanpak gebaseerd op jarenlange ervaring, bedrijfseigen 'kennis' dus. Met gelaagde schema-structuren is een beslisboom vast te leggen die bijvoorbeeld eindigt in een beschrijving van de oplossing.

Context

Voor het goed toepassen van 'kennis' is inzicht in de context belangrijk. Het is een groot voordeel als de tooling daarbij helpt. Je zoekt op een woord en in het zoekresultaat komt de beslisboom naar voren met het document / de documenten waarin het zoekwoord staat. De context is daarmee duidelijk.

Onze tool Proware

Met Proware kan zowel een kwaliteitsmanagement systeem als een kennisbank worden opgezet. Daarvoor zijn aparte features mogelijk Apart dan wel geïntegreerd.

Weten hoe Proware werkt: Probeer Nu. 
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op. 

Bekijk voor een uitgebreide uitleg onze productpagina van Proware, de demo-omgeving van Proware of probeer het NU (in 60 seconden ..).