Metaware Privacyverklaring

Privacyverklaring Metaware B.V.

Wie zijn wij?
Metaware B.V. (hierna Metaware) profileert zich sinds 2009 als ontwikkelaar en leverancier van digitale (kwaliteits)managementsystemen. Metaware levert cloud-toepassingen waaronder mobiele apps. Vanuit ons kantoor in Groningen onderhouden we doorlopend contact met onze klanten om, gebruik makend van hun ervaringen, onze producten en diensten continu te verbeteren.
Ons doel is om met onze cloud-oplossingen een significante en blijvende bijdrage te leveren aan het succes van onze klanten. Elke dag nóg weer beter, daarin ligt onze passie.

Toepassingsgebied Privacybescherming (AVG)
Metaware wil de privacy van haar klanten en andere relaties optimaal beschermen. Dat doen we ook op grond van de verplichtingen die volgen uit de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, Europees: GDPR). In deze privacyverklaring leggen we uit wanneer en waarom we persoonsgegevens verzamelen, hoe we die gegevens gebruiken en beschermen en onder welke voorwaarden we die gegevens delen met derden.
Deze privacyverklaring is van toepassing op het gebruik van onze producten en diensten, en op onze activiteiten betreffende marketing, verkoop, contracten en personeelswerving.

Privacy gegarandeerd
Metaware garandeert uw privacy goed te beschermen. Onze website, producten en diensten voldoen aan de hoogste standaards voor gegevensbescherming. Wij werken volgens informatiebeveiligingsstandaards als ISO 27001 en NEN 7510. Metaware is de verwerker van jouw data.

Wanneer verzamelen wij persoonsgegevens?

Als u gebruik maakt van onze producten en diensten.
Als u contact met ons heeft, persoonlijk, schriftelijk, telefonisch, via social media of onze website.
Als we informatie verzamelen of verrijken via andere legitieme bronnen zoals externe gegevensverzamelaars, onze marketingpartners, openbare bronnen of social media.
Als het een legitiem doel dient en het geen inbreuk maakt op uw wettelijk recht op privacy. Voordat we deze gegevens gebruiken bepalen we of het vastleggen een wederzijds belang dient voor u en Metaware.

Waarom verzamelen wij persoonsgegevens?
Wij verzamelen en gebruiken persoonsgegevens primair voor onze activiteiten op het gebied van verkoop, marketing en klantenservice voor onze producten en diensten. We verzamelen ook persoonsgegevens van leveranciers, business partners, sollicitanten en werknemers van Metaware.

Metaware kan deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden gebruiken:

Voor het sturen, na uw aanvraag, van marketing berichten. Daaronder vallen onder andere informatie over onze producten en diensten, evenementen, en activiteiten en aanbiedingen van onze business partners.
Voor het sturen van informatie over producten en diensten die u van ons afneemt.
Voor het uitvoeren van marketing en verkoopactiviteiten.
Voor het monitoren van het gebruik van onze demo's, applicaties en websites
Voor het sturen van informatie over de inhoud en de locatie van een webinar of evenement waarvoor u zich heeft aangemeld.
Voor het reageren op een bericht dat u via een contact- of ander webformulier aan ons heeft gestuurd.
Voor het monitoren van binnenkomende aanvragen via helpdesk, e-mail, chat of telefoon.
Voor het autoriseren voor een (proef-)account voor een product of dienst van Metaware.
Voor het autoriseren voor toegang tot de Metaware Community.
Voor het voldoen aan contractuele verplichtingen, onder andere het bevestigen van opdrachten, het uitwisselen van contractgegevens en het verzenden van facturen en herinneringen. Dit betreft zowel contracten tussen u en Metaware als tussen u en business partners van Metaware.
Voor het informeren van u over verstoringen in onze producten en diensten (systeemberichten).
Voor het informeren naar uw mening over onze producten en diensten.
Voor het afhandelen van uw sollicitatieprocedure.

Wettelijke basis voor het verzamelen van persoonsgegevens
Verzamelen van persoonsgegevens op basis van contractuele verplichtingen
Metaware gebruikt persoonsgegevens om te voldoen aan verplichtingen die voortvloeien uit overeenkomsten met klanten, business partners en afnemers.

Juridisch belang
Metaware kan gebruik maken van persoonsgegevens als dat een legitiem doelt dient en als dat de privacybelangen van u en ons niet schaadt. We onderzoeken vooraf of er zowel een wettelijke basis voor het verzamelen van de persoonsgegevens als een wederzijds belang voor zowel u als ons bestaat. Deze wettelijke basis houdt voornamelijk verband met verkoop- en marketingdoeleinden. Wij informeren u altijd over uw rechten betreffende uw privacy en over het doel waarvoor we persoonsgegevens verzamelen.

Welke persoonsgegevens verzamelen we?
We verzamelen behalve de naam en contactgegevens van uw organisatie uw naam, telefoonnummer, functie en e-mailadres indien relevant. We kunnen daarnaast feedback, opmerkingen en vragen vastleggen die we van u hebben ontvangen via aan onze dienstverlening gerelateerde communicatie en activiteiten zoals vergaderingen, telefoongesprekken, documenten, chats en e-mails. We kunnen ook IP-adressen en activiteiten vastleggen als u gebruik maakt van onze applicaties en websites. Als u een sollicitatieprocedure bij ons doorloopt leggen we de door u verstrekte persoonsgegevens vast.

Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?
Metaware bewaart uw persoonsgegevens zo lang als noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Het uitgangspunt is daarbij dat we in staat moeten zijn uw vragen te beantwoorden, uw eventueel voorkomende problemen op te lossen, te voldoen aan van toepassing zijnde wettelijke verplichtingen, adequaat te handelen in het geval van voorlichting, klachten en juridische claims en uw persoonsgegevens te beschermen.

Dat houdt in dat we uw persoonsgegevens bewaren gedurende een redelijke termijn na uw laatste contact met ons. Als we de gegevens die we hebben vastgelegd niet langer nodig hebben zullen we ze op een veilige manier verwijderen. We kunnen gegevens langer bewaren voor statistische doeleinden maar in dat geval doen we dat geanonimiseerd.

Uw rechten met betrekking tot door ons bewaarde persoonsgegevens

U heeft recht op inzage van de persoonsgegevens die Metaware van u heeft vastgelegd.
Metaware is verplicht op uw verzoek uw persoonsgegevens corrigeren als deze onjuist of verouderd zijn.
- Als u klant bent van Metaware en u maakt gebruik van onze cloud-oplossingen kunt u vragen uw gebruikersprofiel te actualiseren.
- Als u business partner bent van Metaware en u maakt gebruik van ons partner portal kunt u vragen uw gegevens te actualiseren.
Metaware is verplicht op uw verzoek uw persoonsgegevens te verwijderen als er geen noodzaak bestaat deze langer te bewaren.
U heeft het recht op elk moment uw toestemming tot het bewaren van uw persoonsgegevens in te trekken. Het kan voorkomen dat u nog systeemberichten ontvangt en administratieve berichten zoals bevestigingen van opdrachten en berichten over activiteiten binnen uw account.
Metaware is verplicht op uw verzoek uw persoonsgegeven onmiddellijk en in verwerkbare vorm over te dragen aan een andere gegevensverzamelaar als verwerking van die gegevens is gebaseerd op toestemming of een contract.
Metaware is verplicht verdere verwerking van uw persoonsgegevens te onderbreken zolang er een geschil loopt met betrekking tot de juistheid of verwerking van die gegevens.
U heeft het recht bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als die is gebaseerd op juridisch belang en/of direct marketing.

Vragen en verzoeken met betrekking tot uw privacy-rechten kunt u mailen naar helpdesk@metaware.nl.

Het gebruik van cookies en web beacons
Metaware gebruikt cookies en web beacons om informatie te verzamelen over het navigeren op onze websites.

Deze informatie omvat standaard informatie als type browser, taalinstelling van de browser, uw IP-adres (en mogelijk gerelateerd bedrijfsnaam en -adres) en de uitgevoerde acties op onze websites, zoals de pagina’s die u heeft bezocht en de links waarop u heeft geklikt.
Deze informatie gebruikt Metaware om de websites efficiënter te laten werken, om zakelijke en marketing informatie te verschaffen en om gegevens te verzamelen zoals type browser, operating system, opgevraagde pagina, het klikgedrag op de website, het ISP domein, enzovoort, om een beter inzicht te verkrijgen over het gebruik van de websites door bezoekers. We gebruiken cookies en vergelijkbare technologieën om de website beter af te stemmen op de behoeften van gebruikers maar ook om veiligheidsrisico’s en misbruik vast te stellen. Cookies en web beacons zijn geanonimiseerd.

Met wie delen we uw persoonsgegevens?
Metaware deelt of verhandelt uw persoonsgegevens niet met enige andere partij met de volgende uitzonderingen:

Met externe partijen die werkzaamheden voor ons uitvoeren
We kunnen uw persoonsgegevens delen met onze distributeurs, agenten, onderaannemers en andere gerelateerde organisaties, zodat zij u namens ons producten en diensten kunnen aanbieden of zodat zij ons kunnen helpen om onze interne bedrijfsvoering te verbeteren..

Met externe partijen waarmee wij samenwerken
Wij werken nauw samen met externe partijen zodat we u producten en diensten kunnen aanbieden om tegemoet te komen aan uw aanvullende behoeften op het gebied van kwaliteitsmanagementsystemen (zoals beschikbare apps in onze App Store). Als u informatie over deze producten en diensten aanvraagt of deze aanschaft, kan de betreffende externe partij uw persoonsgegevens gebruiken om u informatie te verstrekken en om verplichtingen na te komen die volgen uit contracten die u met deze partij bent aangegaan. In een aantal gevallen zullen deze externe partijen uw persoonsgegevens verwerken. Wij raden u daarom aan de privacyverklaring van deze partijen te lezen en met hen een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) af te sluiten. Deze externe partijen delen uw persoonsgegevens met ons en wij verwerken deze informatie met inachtneming van deze privacyverklaring.

In het geval van wettelijke verplichting
Wij delen uw persoonsgegevens als er een juridische verplichting is of als we redelijkerwijs mogen aannemen dat het delen noodzakelijk is om onze bedrijfsbelangen te beschermen en/of om te voldoen aan vereisten van juridische procedures of gerechtelijke uitspraken. We zullen echter alles in het werk stellen uw privacy te beschermen.

Uitbesteding van verwerking van persoonsgegevens
Metaware kan verwerking van uw persoonsgegevens uitbesteden aan externe partijen. Het is onze verantwoordelijkheid dat deze partijen werken volgens deze privacyverklaring en de van toepassing zijnde wetgeving door hen een gegevensverwerkingsovereenkomst (DPA) te laten ondertekenen. In het geval dat de externe partij persoonsgegevens buiten de EU verwerkt moet dat in overeenstemming zijn met de EU regelgeving, de standaard contract van de EU dan wel een specifiek genoemde juridische basis voor overdracht van persoonsgegevens naar landen buiten de EU.
Als we uw persoonsgegevens aan een nieuwe externe partij uitbesteden of er is een wijziging van een externe partij gerelateerd aan onze producten en diensten informeren wij u hierover in overeenkomst met de voorwaarden voor verwerking. Een overzicht van erkende externe partijen maakt deel uit van deze voorwaarden en is raadpleegbaar via onze website.

Wijziging van de privacyverklaring
Metaware behoudt zich het recht voor op elk moment deze privacyverklaring te wijzigen.
De actuele versie is beschikbaar op www.metaware.nl. We verzoeken u deze verklaring regelmatig te raadplegen om te bepalen of u nog steeds akkoord gaat.
Bij belangrijke wijzigingen informeren we u per e-mail of met een bericht via onze applicaties.

Als u een klacht heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens
Bent u het niet eens met de manier waarop wij uw persoonsgegevens verwerken, neem dan contact met ons op door een e-mail te sturen naar helpdesk@metaware.nl.
Als u niet tevreden bent met de manier waarop wij uw klacht afhandelen kunt contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).