Software voor een kwaliteitssysteem, voor- en nadelen

Software kwaliteitssysteem, waarom en wat zijn de voor- en nadelen. Software toepassen om je kwaliteitssysteem op te zetten en te onderhouden is een andere aanpak. Daarom maar eerst de voordelen en nadelen van de verschillende kwaliteitssystemen in kaart brengen. Het kwaliteitssysteem in de organisatie wil je verbeteren en je zoekt een goede oplossing. Hoe software toe te passen en dan nog welke software. Zijn de voordelen en de nadelen te vergelijken en waar moet ik op letten. Kortom, een checklist. Hetzelfde geldt voor een arbosysteem, veiligheidssysteem of een geïntegreerd QESH-systeem. Je wilt de juiste software tooling: een digitaal managementsysteem met de juiste functies, waar iedereen prettig mee kan werken en die snel op een sociale manier is aan te passen. De medewerkers in een organisatie bepalen immers het succes van een kwaliteitssysteem. 
Maar er zijn al zoveel oplossingen om te vergelijken. Daarom alles even op rij, om de eigen ideeën te checken.
 

Software kwaliteitssysteem 'fit for purpose'

Op hoofdlijnen zijn er 5 typen software producten voor een (digitaal) kwaliteit systeem:

• Alles in Word, Excel of Visio 
  Eenvoudig en alles bij elkaar. De grote 'maar' is dat het zeer onderhoudsintensief is en dat documenten moeilijk te vinden zijn. Het risico bestaat dat de structuur door de verschillende inzichten van de verschillende medewerkers in de loop van de tijd onoverzichtelijk wordt (verplaatsen, kopiëren, aanpassen). Zeker een aandachtspunt als de organisatie groter is of snel aan het groeien is. Versiebeheer, distributie en eventuele leesbevestiging laten we dan nog buiten beschouwing.
   
• Pdf's in de cloud
  Een cloud oplossing is mogelijk met OneDrive, Google Drive of Dropbox. Overal toegankelijk en de mappenstructuur kan worden ingericht volgens de norm of de aanwezige processen. Dit geeft overzicht, maar is geen geavanceerde navigatiestrategie. Met de pdf heeft de lezer een 'bevroren' versie. Wel moet de auteur bij elkaar nieuwe versie een pdf maken. Autorisatie is wel een aandachtspunt. Verder blijven het losse bestanden, zonder directe samenhang en lastig doorzoekbaar.
   
• Sharepoint
  De Microsoft-oplossing, die meteen 'gratis' beschikbaar is. De IT-afdeling heeft het al klaargezet. Sharepoint kan heel veel een beetje. Maar zo gauw je iets meer wilt (duidelijke autorisatie, kwaliteitsgerichte samenhang, risicoproces), dan komen de consultants langs ... En voor een (paar) uur consultant, heb je toch gauw al een maand / maanden een 'dedicated' kwaliteitssysteem.
   
• Wiki-omgeving, intranet
  Groot voordeel van de wiki-omgevingen is dat er makkelijk in te verwijzen is. Alles kan stelselmatig worden uitgebreid en veel mensen kunnen er aan werken. Aandachtspunten zijn de formele goedkeuring van documenten en de implementatie van specifieke processen als risicomanagement.
   
• 'Dedicated' kwaliteitssysteem
  Met een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware haal je meteen kennis over kwaliteitsmanagement in huis. Versiebeheer, navigatie, mapping, procesinformatie over het beheer is meteen geregeld. Het risicomanagement proces is direct te integreren. Voorbeelddocument kunnen in het begin van het project worden beschikbaar gesteld en in de loop van het project volgens het aanwezige beoordelings- en autorisatiemechanisme aan de eigen situatie worden aangepast. Het 'dedicated' managementsysteem is het platform dat een snelle en effectieve projectuitvoering mogelijk maakt.

Het is een kosten/baten-afweging, maar een 'dedicated' kwaliteitssysteem als Proware kan snel uit.  (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 seconden online ....)

Alles aanwezig en meer ..

Aan de software-kant gaan de ontwikkelingen misschien wel nog sneller dan in certificatieland: mobiel werken, sociale kwaliteitssystemen, meteen uit de cloud. Toch heel iets anders dan de verzameling losse documenten met procesbeschrijvingen, procedures, instructies en formulieren. Geprint en gebundeld in het handboek in de kast bij elke afdelingsmanager….Een digitaal (kwaliteits)management systeem kan zoveel meer, los van de verschillende 'ISO normen'. Bekijk eens het Metaware concept.

Een overzicht van 'standaard' functionaliteiten van een 'dedicated' managementsysteem:

Zet in 60 seconden onze cloudoplossing Proware klaar, software tool voor kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...
Meteen in actie? Met onze collega's van Meta-audit.nl leveren we bij één jaarabonnement van het managementsysteem platform (min. Proware + Infoware Brons) certificeerbare voorbeeld documentatie (ISO9001/27001/NEN7510) erbij.