Audit formulier? Goed voorbereiden en dan meteen digitaal

Begin niet meteen met het audit formulier. Om een goede audit uit te kunnen voeren moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De belangrijkste voorwaarden voor een interne audit zijn:

1. Auditplanning afgestemd op kritische veiligheidsaspecten
    
2. Voldoende getrainde en onafhankelijke auditoren
    
3. Draagvlak van management
    
4. Voldoende voorbereiding
    
5. Doorvragen in interviews voor voldoende diepgang
    
6. Effectieve rapportage met aandacht voor verbeteringen
    
7. Audits worden als management tool gebruikt

Voor de registraties in een audit kunnen formulieren worden gemaakt: auditplanning of auditschema, auditprogramma, auditrapport, auditafwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het auditproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan simpel gezegd noodzakelijk.

Meteen proberen? Probeer Nu. 

Het begint met een auditplanning of auditschema, wanneer moet welk proces of welke afdeling worden geaudit. Per audit dient een auditprogramma of vragenlijst beschikbaar te zijn. De auditresultaten komen weer in een auditrapport of verslag. Wordt niet aan een criterium voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een auditafwijking of observatie.  Op zo’n auditafwijking dient de auditee (degene die wordt geaudit) te reageren met een verbetervoorstel. 

In tabelvorm:

Verschillende personen spelen dus een rol in het auditproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier interne audit waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je een goed audit proces af. Afhankelijk van de workflow stap komen de betrokkenen in actie.  Een workflow is daarbij een mooie toevoeging op een digitaal audit formulier.

[klik hier voor een toelichting. Klik op afbeelding voor formulier. Resultaten in de demo-omgeving.]

Alle procesinformatie en inhoudelijke informatie over de audit is beschikbaar. De auditmanager heeft meteen overzicht met een aantal grafieken. De grafieken zijn zelf te definiëren, zodat knelpunten er meteen kunnen worden uitgelicht. Verder is de voortgang simpel te bewaken.

Waar hebben we de meeste tekortkomingen, bij welke vestiging? Wat is de voortgang van de audits per vestiging. Zijn de tekortkomingen gelijk verdeeld over de auditors? Bij welke norm zitten de meeste knelpunten en bij welke afdeling specifiek?
​'Meten is weten', tenslotte.
 

[klik op afbeelding om naar de demo-omgeving te gaan]

Met Infoware kunnen zelf audit formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het auditproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Probeer Nu. Tip: gebruik meteen het foto upload element.
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op met onze business partners.