Werkplek inspectie formulier? Goed voorbereiden en dan een mobiele app

Begin niet meteen met het werkplek inspectie formulier. Om een goede werkplekinspectie uit te kunnen voeren moeten aan een aantal voorwaarden worden voldaan. De belangrijkste voorwaarden voor een werkplekinspectie zijn:

Planning inspecties afgestemd op kritische veiligheidsaspecten
Voldoende getrainde en onafhankelijke inspecteurs
Draagvlak van management
Voldoende voorbereiding
Doorvragen in interviews voor voldoende diepgang
Effectieve rapportage met aandacht voor verbeteringen
Werkplekinspecties worden als management tool gebruikt

Voor de registraties in een werkplekinspectie kunnen formulieren worden gemaakt: planning inspecties of inspectieschema, werkplek inspectieprogramma, inspectierapport, afwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het inspectieproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan simpel gezegd noodzakelijk.

Het begint met een werkplekinspectieplanning of inspectieschema, wanneer moet welk proces, welke werkplek of welke afdeling worden geïnspecteerd. Per inspectie dient een inspectieprogramma of vragenlijst beschikbaar te zijn. De inspectieresultaten komen weer in een inspectierapport of verslag. Wordt niet aan een VCA / veiligheidscriterium voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een afwijking of observatie. Op zo’n afwijking dient de leidinggevende (de verantwoordelijke van de werkplek) te reageren met een verbetervoorstel.

In tabelvorm:

Formulier	Doel	Wat vastleggen	Betrokkenen
Planning werkplek inspectie Schema werkplek inspectie	Vastleggen wanneer welke afdeling, welk proces wordt geïnspecteerd Aantonen dat alle relevante afdelingen, processen aan bod komen.	Welke inspecties Frequentie Status (optioneel)	Manager Inspecteur
*Inspectieprogramma*	In meer detail betreffende inspectie uitwerken (werkprogramma) Aantonen dat alle relevante normitems aan bod komen	Welke onderwerpen / interviews Welke normitems Welke vragen stellen (optioneel)	Inspecteur Geïnspecteerde Te interviewen personen
*Inspectierapport*	Resultaten inspectie vastleggen Aantonen dat inspectie is uitgevoerd	UItgevoerde onderwerpen / interviews Resultaten Afwijkingen	Inspecteur Geïnspecteerde Geïnterviewde personen
*Afwijking*	Betreffende afwijking vastleggen Te gebruiken als volgdocument voor verbetering	Afwijking Normitem Correctie Oorzaakanalyse Correctieve actie	Inspecteur Geïnspecteerde

[klik op afbeelding om formulier te gebruiken]

Met een mobiele app zijn de werkplekinspecties snel en makkelijk uit te voeren. De gegevens liggen meteen vast en zijn centraal beschikbaar. Daardoor is de voortgang meteen inzichtelijk te maken in tabellen en grafieken. Ook is het meteen duidelijk waar de knelpunten zitten en kan management daarop ingrijpen.

[klik op afbeelding om naar de demo te gaan]

Verschillende personen spelen dus een rol in het inspectieproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier werkplekinspecties waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je een goed inspectieproces af. Afhankelijk van de workflow stap komen de betrokkenen in actie. Een workflow is daarbij een mooie toevoeging op een digitaal werkplekinspectie formulier. Wat ook als mobiele app kan.

Met Infoware kunnen zelf audit formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het auditproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Probeer Nu. Tip: gebruik meteen het foto upload element.
Nog inhoudelijke vragen? Neem contact op voor onze business partners.