Digitaal 'KAM handboek' .... direct uit de cloud
Uit het kenniscentrum van Metaware.
Zoekwoorden: KAM handboek, Kwaliteit Arbo Milieu handboek, digitaal handboek, kwaliteitshandboek, software, cloud, kwaliteit, kwaliteitssysteem, systeem, iso 9001, kwaliteitsmanagement systeem
Het KAM handboek was in oude versies van normen voor managementsystemen als ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, ISO 55001, ISO 22301, ISO 50001 een begrip: kwaliteitshandboek, veiligheidshandboek, milieuhandboek, .. Met als geavanceerde variant het KAM-handboek. Nieuwe versies van de normen kwamen en het is nu gedocumenteerde informatie’.
Ondertussen hadden de papieren mappen (de handboeken) de kast van de afdelingsmanager verlaten. Alle procedures, instructies, formulieren, .. staan nu op een centrale schijf of op het intranet. Nadat duidelijk werd dat zo ook iedereen erbij kan -en deze kan aanpassen- kreeg de map voor de meeste alleen leestoegang of werden de bestanden als pdf opgeslagen.
Maar de IT-ontwikkelingen gaan snel: workflow management, samenwerken in de gehele document levenscyclus, inzicht gebruikersgedrag, ... En dat per direct beschikbaar en te gebruiken in de cloud. Een (Zet voor de aardigheid als proef dit Proware-systeem eens in 60 seconden online ....). En bekijk meteen even het Metaware concept.
Wat is de volgende stap? Kunstmatige intelligentie loslaten op je managementsysteem .. De eerste ontwikkelingen lopen al.
We zetten hieronder de verschillen naast elkaar.
'KAM handboek klassiek'
Een overzicht van de kenmerken van het veelgebruikte 'handboek'.
| Navigatie / zoeken |
- Overzicht in mappenstructuur (1-dimensionaal)
- Zoeken in verkenner
- Zoeken in individueel document
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Lijsten met ontvangst/leesbevestiging rondsturen
- Toetsing in interne audits
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Op aanvraag laatste versie document mailen
- Op aanvraag (samenvatting) handboek mailen
- Toeleveranciers krijgen te lezen instructie / te gebruiken formulieren toegemaild
- Niet / nauwelijks gebruik van mobiele devices
|
Digitaal KAM platform
Een overzicht van de kenmerken van het digitale managementsysteem
| Navigatie / zoeken |
- Index van alle documenten
- Overzicht per functie, proces, norm-item
- Mijn documenten, waar ik iets mee te maken heb
- Laatst door mij geraadpleegd
- Trending documenten binnen de organisatie
- Recent gezocht binnen de organisatie
- ‘Full text search’
|
| Workflow sturing |
|
| Monitoring |
- Raadplegingen per document, per type, per periode
- Niet gevonden, maar waar wel op gezocht is
- Nooit gebruikte documenten
- Rapportages, zelf te definieren
|
| Borging vs registratie |
|
| Ketenintegratie / mobiel |
- Voor klanten, die moeten 'meekijken'
- Voor onderaannemers die instructies (verplicht) moeten lezen
- Corporate documenten gezamenlijk gebruiken
- Op de projectlocatie, op je telefoon
- Aan het bed van de client, op je tablet
|
Wie een stap zetten naar de nieuwe IT-toepassingen of deze wil uitproberen.
Zet in 60 seconden het Metaware platform klaar, software tool voor risico- en kwaliteitsmanagement. En zoek de verschillen ...
En in een digitaal KAM platform is het voor de 'gewone gebruiker' allemaal zoveel makkelijker te vinden. Een risicoprofiel is ook meteen inzichtelijk (voor de degenen die dat mogen zien).
Toch kan de KAM manager nog steeds alle documenten ook normgericht vinden (en ziet meteen dat er nog oude verwijzingen tussen zitten):
