Qualitätsmanager: Wie ausgereift ist Ihr Qualitätssystem?

Ihr Qualitätssystem gibt es seit den 1990er Jahren. Zunächst als Papierhandbücher für alle Abteilungsleiter, später als digitale PDF-Dokumente auf der zentralen Festplatte. Als Qualitätsmanager müssen Sie die Organisation stets dazu inspirieren, die gesamte Qualitätsdokumentation auf dem neuesten Stand zu halten. Vieles liegt in Ihren Händen und die Organisation läuft erst eine Woche vor dem externen Audit an.
Läutet es bei Ihnen klingeln? Werfen Sie einen Blick auf die nächsten Schritte, um Ihr Managementsystem ausgereift zu machen.

Qualitätssystem – die Reifestufen

Auf hoher Ebene lassen sich in einem Qualitätssystem folgende Reifegrade unterscheiden:

1. Ad hoc
   Das Verständnis für Qualitätsmanagement ist begrenzt. Die Prozessqualitätskontrolle ist fragmentiert und Probleme werden weitgehend ignoriert. Es herrscht große Unkenntnis über Qualität und man glaubt, dass alles gut ist. Es gibt keine formellen Verantwortlichkeiten und es wird keine Rechenschaftspflicht übernommen. Die Dokumentation von Prozessen und Methoden ist begrenzt und oft veraltet. Die Kommunikation per E-Mail und der Zugriff auf hochwertige Daten und Dokumentationen sind schwierig.
    
2. Reaktiv
   Neben dem Qualitätsmanager ist nur eine begrenzte Anzahl von Personen am Qualitätsmanagement beteiligt. Qualitätsdaten werden in begrenztem Umfang erfasst, normalerweise in separaten Tabellenkalkulationen. Benutzer warten, bis Probleme auftreten, und reagieren dann. Wichtige Qualitätsprobleme werden erfasst, aber nicht ausreichend analysiert, um ein erneutes Auftreten zu verhindern. Die Integration ist begrenzt.
    
3. Managed
   Qualitätsmanagement ist im gesamten Unternehmen wichtig, nicht nur für den Qualitätsmanager. Es werden regelmäßig Audits und Kontrollen durchgeführt. KPIs wurden definiert und werden entsprechend verwaltet. Eigentum und Verantwortlichkeiten wurden festgelegt.
    
4. Proaktiv
   Qualitätsdaten sind im gesamten Unternehmen verfügbar und zugänglich. Arbeitsmethoden sind aktuell und praxisnah beschrieben sowie organisationsweit zugänglich. Probleme werden erkannt und analysiert. Aktionen werden identifiziert und ausgeführt, um eine Wiederholung zu verhindern.
    
5. Integriert und optimiert
   Qualitätsmanagement genießt die Aufmerksamkeit des Managements und ist ein Wert innerhalb der Organisation. Die vollständige Prozessintegration unterstützt proaktive, risikobasierte Qualitätsentscheidungen. Qualitätsdaten werden miteinander korreliert, ggf. mit künstlicher Intelligenz. Zusammenarbeit ist der Schlüssel zum Erfolg, um positive Geschäfts- und Kundenergebnisse zu erzielen.

Qualitätsmanager: kennst du das schon?

Auf der IT-Seite geht die Entwicklung noch schneller voran als im Zertifizierungsbereich: mobiles Arbeiten, soziale Qualitätssysteme, direkt aus der Cloud. Ganz anders als die Sammlung von Prozessbeschreibungen, Vorgehensweisen, Anweisungen und Formularen. Gedruckt und gebündelt im Handbuch im Schrank jedes Abteilungsleiters…. Ein digitales (Qualitäts-)Managementsystem kann über die verschiedenen „ISO-Standards“ hinaus noch viel mehr.

Ein Überblick über „Standard“-Funktionalitäten eines ausgereiften Managementsystems:

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