Is Google forms handig om audit formulieren in te maken?
Voor de registraties in een audit kunnen formulieren worden gemaakt: auditplanning of auditschema, auditprogramma, auditrapport, auditafwijking (non-conformity). Op de verschillende momenten in het auditproces dient iets geregistreerd te worden. Een formulier is dan handig. Tenslotte moet de uitvoering van een (interne) audit aantoonbaar zijn in een externe audit (zie bijvoorbeeld ISO9001:2005 norm item 9.2.2)!
Ga je dit doen in Google forms? Snel gemaakt en iedereen kan erbij. Of wil je meer, het hele proces beheersen, autorisaties en inzicht in de procesvoortgang, ... Dan is het goed om eens verder te kijken naar wat mogelijk is. Maar laten we eerst het auditproces in meer detail doornemen.

Het begint met een auditplanning of auditschema, wanneer moet welk proces of welke afdeling worden geaudit. Vaak is dit voor een periode van 3 jaren (de auditcyclus). Per audit dient een auditprogramma te worden uitgewerkt. Welke normitems dienen te worden getoetst, wie is de auditor en auditee, welke vragen kunnen worden gesteld, etc. De auditresultaten komen weer in een auditrapport. Wordt niet aan een normitem voldaan dan moet hier melding van worden gemaakt: een auditafwijking (observatie, minor, major).  Op zo’n auditafwijking dient de auditee (degene die wordt geaudit) te reageren met een verbetervoorstel. Na goedkeuring door de auditor kan zo’n verbetervoorstel worden geïmplementeerd en is dat later weer ontwerp voor een vervolgaudit.

In tabelvorm:

Formulier
 
Doel
 
Wat vastleggen
 
Betrokkenen
 
Auditplanning
Auditschema
Vastleggen wanneer welke afdeling, welk proces wordt geaudit

Aantonen dat alle relevante afdelingen, processen aan bod komen.
Welke audits

Frequentie

Status (optioneel)
Manager

(Lead) auditor
Auditprogramma In meer detail betreffende audit uitwerken (werkprogramma)

Aantonen dat alle relevante normitems aan bod komen
Welke onderwerpen / interviews

Welke normitems

Welke vragen stellen (optioneel)
(Lead) auditor

Auditee

Te interviewen personen
Auditrapport Resultaten audit vastleggen

Aantonen dat audit is uitgevoerd
UItgevoerde onderwerpen / interviews

Resultaten

Afwijkingen
(Lead) auditor

Auditee

Geïnterviewde personen
Auditafwijking Betreffende afwijking vastleggen

Te gebruiken als volgdocument voor verbetering
Afwijking

Normitem

Correctie

Oorzaakanalyse

Correctieve actie
(Lead) auditor

Auditee


Verschillende personen spelen dus een rol in het auditproces. Dit vraagt niet alleen om een digitaal formulier waar meerdere personen toegang toe hebben, maar hebben ook een actieve rol met eigen verantwoordelijkheden. Met een workflow dwing je een proces af. Afhankelijk van de workflow stap komen ze in actie.  Een workflow is daarbij een mooie toevoeging op een digitaal formulier.

Met Infoware kunnen zelf audit formulieren worden ontworpen, qua layout EN workflow. De data blijven in een eigen omgeving en het auditproces is inzichtelijk. Weten hoe het werkt: Probeer Nu.
Nog inhoudelijke vragen? Hoe een auditproces in te richten of praktische formulieren, onze collega's van Meta-audit helpen.